# Come registrare un biglietto da visita e inviare un follow-up personalizzato in modo automatico

> Dopo una fiera o un incontro, registra i dati di un biglietto da visita e invia un primo messaggio senza scriverlo ogni volta. Ecco dove trovare il modulo e come usarlo.

Autore: Agente Futuria · Pubblicato: 23 settembre 2026 · Lettura: 6 min di lettura

Fonte: https://futuriamarketing.com/supporto/configurare-automazione-biglietto-da-visita/

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Dopo una fiera, un evento o un incontro di lavoro è facile ritrovarsi con una pila di biglietti da visita sulla scrivania.

Se non registri subito le persone che hai conosciuto, rischi di perdere i loro recapiti, dimenticare il contesto dell’incontro e rimandare il primo contatto fino a non farlo più.

Con Futuria CRM puoi raccogliere queste informazioni attraverso un **modulo preconfigurato per te**. Ti basta trascrivere i dati presenti sul biglietto ricevuto e aggiungere le indicazioni sull’incontro.

Quando invii il modulo, il contatto viene registrato nel CRM e **riceve automaticamente un’email di follow-up personalizzata**.

Non devi caricare la fotografia del biglietto né preparare ogni volta un nuovo messaggio a mano: compili il modulo in pochi secondi e Futuria CRM svolge i passaggi successivi.

## Dove trovi il modulo

1. Accedi al tuo account Futuria CRM.
2. Nel menu a sinistra apri **Siti (Sites)**.
3. Apri la sezione **Moduli (Forms)**.
4. Cerca e apri il modulo **Caricamento biglietto da visita**.
5. In alto seleziona **Integrate → Share**.
6. Sotto **Copy Link**, copia l’indirizzo del modulo e aprilo in una nuova scheda.

Quello è il collegamento che utilizzerai ogni volta che vorrai registrare un nuovo biglietto da visita.

Ti consigliamo di salvarlo tra i preferiti del browser o in un punto facile da raggiungere anche dallo smartphone.

## Come compilarlo

Apri il collegamento del modulo e inserisci le informazioni richieste:

1. Compila **Nome**, **Cognome** ed **Email**. L’indirizzo email è quello a cui verrà inviato il messaggio di follow-up, quindi controlla che sia corretto.
2. In **Tu / lei**, scegli come vuoi rivolgerti alla persona: **Tu** per un tono informale oppure **Lei** per un tono formale.
3. In **Ci siamo conosciuti in occasione…**, scrivi dove o in quale circostanza vi siete incontrati, per esempio «Fiera di Milano» o «evento di settore». Questa informazione verrà ripresa nell’email.
4. Se vuoi conservarla nel CRM, inserisci anche la data in **Quando è stato conosciuto**.
5. In **Organizza un appuntamento**, scegli **Si** se vuoi invitare la persona a prenotare un incontro oppure **No** se vuoi semplicemente lasciarle i tuoi recapiti.
6. Se le conosci, aggiungi le altre informazioni disponibili: **Cellulare**, **Settore**, **Ruolo lavorativo**, **Azienda** e **Presentato da**.
7. In **Campo p.s. in mail** puoi scrivere una breve nota personale, per esempio un riferimento a qualcosa di cui avete parlato. Se non hai nulla da aggiungere, lascia il campo vuoto.
8. Controlla i dati e premi **Registra contatto** una sola volta.

I campi del modulo possono essere modificati o ampliati in seguito in base alle esigenze aziendali.

Se la tua azienda ha bisogno di raccogliere informazioni diverse, chi gestisce l’account può adattare il modulo senza cambiare il modo in cui lo utilizzi.

## Cosa succede dopo l’invio

Quando premi **Registra contatto**, la persona viene salvata automaticamente nella sezione **Contatti** di Futuria CRM con le informazioni da te inserite.

Subito dopo si avvia un'automazione che **prepara e invia l’email di follow-up senza richiederti altri passaggi**.

L’email è personalizzata perché il testo viene composto utilizzando le informazioni che hai appena inserito nel modulo.

Futuria CRM:

1. inserisce il nome della persona e l’occasione in cui vi siete conosciuti;
2. utilizza il tono **Tu** o **Lei** che hai selezionato;
3. mostra una parte diversa del messaggio in base alla scelta **Organizza un appuntamento**;
4. aggiunge il P.S. soltanto quando hai compilato il relativo campo;
5. invia automaticamente l’email all’indirizzo indicato nel modulo.

Ecco un esempio dell'email personalizzata:

![Esempio di email di follow-up personalizzata con nome, azienda, occasione dell’incontro e nota personale](https://assets.cdn.filesafe.space/jOFcdS1QIxGsOiKRyQti/media/2ba10368-93fe-4306-ba7f-4fcdc86db9d9.png)

In particolare:

- se hai scelto **Sì** in **Organizza un appuntamento**, il messaggio invita la persona a prenotare un incontro e mostra il relativo pulsante;
- se hai scelto **No**, al posto della proposta di appuntamento vengono mostrati i recapiti dell’azienda;
- se hai compilato **Campo p.s. in mail**, la nota viene aggiunta al messaggio; se il campo è vuoto, quella parte non compare;
- gli altri dati vengono inseriti automaticamente nei punti corretti dell’email.

Qui puoi vedere come cambia la parte finale dell’email in base alla scelta effettuata nel modulo:

![Confronto tra l’email con invito a prenotare un incontro e l’email con i recapiti dell’azienda](https://assets.cdn.filesafe.space/jOFcdS1QIxGsOiKRyQti/media/77bd0cb3-f6d4-441c-90bf-413540e8265e.png)

Non devi quindi scegliere un modello o scrivere manualmente l’email dopo ogni compilazione.

Per ritrovare la persona, apri **Contatti** dal menu a sinistra e cercala per nome o indirizzo email.

## Se vuoi proporre un appuntamento

Se nel modulo scegli **Sì** in **Organizza un appuntamento**, l’email contiene una parte specifica che invita la persona a prenotare un incontro.

Nel messaggio compare anche il pulsante **Prenota un incontro**, dal quale potrà scegliere giorno e orario.

### 1. Configura il calendario da utilizzare

Il pulsante deve aprire il calendario sul quale vuoi ricevere le prenotazioni.

Se non ne hai ancora configurato uno, segui la guida [Come configurare un calendario per le prenotazioni in Futuria CRM](https://futuriamarketing.com/supporto/guida-configurazione-calendario-prenotazioni/).

La guida ti accompagna nella creazione del calendario, nell’assegnazione della persona che gestirà gli appuntamenti, nella scelta di durata e fasce orarie e nel recupero del link pubblico di prenotazione.

### 2. Collega il pulsante al calendario

Il pulsante dell’email è già predisposto per recuperare il collegamento corretto da un **Custom Value**.

Un Custom Value è semplicemente uno spazio delle impostazioni in cui puoi salvare un’informazione da riutilizzare automaticamente.

Puoi immaginarlo come una casella con un’etichetta: nella casella **Link calendar per appuntamenti principale** inserisci il link del calendario che hai appena configurato e Futuria CRM lo utilizzerà in automatico nel pulsante dell’email.

In questo modo non devi aprire o modificare l’email. Se in futuro cambierai calendario, sarà sufficiente aggiornare il link salvato in questa casella.

### 3. Inserisci il link del calendario

Dopo aver configurato il calendario seguendo la guida precedente, copia il suo link pubblico di prenotazione. Poi:

1. Nel menu in basso a sinistra di Futuria CRM apri **Impostazioni**.

![Pulsante Impostazioni evidenziato nel menu laterale di Futuria CRM](https://assets.cdn.filesafe.space/jOFcdS1QIxGsOiKRyQti/media/d110b24b-01b6-43cb-ac1d-f3c085dac08e.png)

1. Seleziona **Custom Values**.
2. Cerca **Link calendar per appuntamenti principale**.

![Schermata Custom Values con il campo di ricerca in alto a destra](https://assets.cdn.filesafe.space/jOFcdS1QIxGsOiKRyQti/media/4b77ac5b-c6ff-4f43-b45a-c53ff87442d9.png)

1. Apri il valore.
2. Incolla il link del calendario nel campo dedicato e salva.

Questa configurazione va effettuata una sola volta.

Se nel tuo account sono presenti più calendari, inserisci il collegamento di quello che vuoi utilizzare per gli incontri proposti attraverso questa automazione.

**N.B.**Una volta compilato il modulo con le informazioni del biglietto da visita, l'automazione parte istantaneamente e invierà dopo pochi secondi l'email personalizzata.